Het bestuur van SKW heeft een aantal regels opgesteld om de Kindervakantieweek zo soepel en gezellig mogelijk te laten verlopen.

Voorop staat de veiligheid van kinderen. Zorg daarom dat kinderen voorbereid naar de SKW komen. Het is een vermoeiende week, dus zorg voor een goede voorbereiding. Uit ervaring is gebleken dat de kinderen vaak geen regenkleding of droge kleding meenemen. Trek kinderen ook gemakkelijke kleren aan die vies mogen worden. Als de zon schijnt is zonnebrand noodzakelijk (gelieve vooraf uw kind insmeren). Wilt u hier voor zorgen!?

Dan een paar onvermijdelijke spelregels:

Het inschrijfgeld wordt niet terugbetaald als:

  • Kinderen onverhoopt toch niet meedoen.
  • Het bestuur zich door onvoorziene omstandigheden (bijv. erg slecht weer) genoodzaakt ziet de week of een gedeelte daarvan af te gelasten.

De organisatie stelt zich niet aansprakelijk voor eventuele ongevallen en/of verloren geraakte eigendommen.

Belangrijke informatie voor ouders/verzorgers:

  • Contact met het bestuur is bij voorkeur via mail; warmiskw@gmail.com . Bij dringende zaken zijn de volgende bestuursleden te bereiken: Machteld Dekker.
  • Als uw kind niet kan komen maar wel is ingeschreven, wilt u dit dan aan het bestuur doorgeven.
  • Als u een kind heeft dat iets niet mag eten of drinken, noteer dit op het inschrijfformulier,
  • Voor het afbellen van uw kind(eren) en voor noodgevallen zijn bovenstaande bestuursleden beschikbaar; ook tijdens de vakantieweek.

Huishoudelijk reglement

1 Inleiding
Onderstaand reglement geldt voor de Stichting Kindervakantiewerk Warmond. Het is opgesteld met de bedoeling duidelijkheid te verschaffen over de werkwijze van de stichting en de (ongeschreven) regels die er gelden.

2 Wijzigingen reglement
Het reglement is tot stand gekomen door besluiten die in het verleden genomen zijn in het bestuur. Wijzingen in het reglement of toevoegingen kunnen alleen worden aangebracht door besluitvorming in het bestuur.

3 Besluitvorming in het bestuur
Een besluit wordt aangenomen als er een meerderheid van stemmen in het bestuur aanwezig is. Met meerderheid wordt bedoeld de helft van het aantal aanwezige bestuursleden, die een stem uitbrengen, plus 1. Bij een gelijk aantal stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

4 Leeftijdbegrenzing

4.1 Bestuur
Medewerkers moeten minimaal 18 jaar zijn om in aanmerking te komen om lid te worden van het bestuur.

4.2 Leiding
Het bestuur streeft er naar om de leiding van de groepen in te delen op zo’n manier dat er kan worden gesproken van een groepsleiding die de verantwoording kan nemen over een groep kinderen. Mogelijkheden voor de jongste vrijwilligers om als groepsleiding op te treden zijn o.a. voor de jongste groepen als zij minimaal 15 jaar zijn. Er dient dan wel tenminste één extra groepsleider aanwezig te zijn van minimaal 18 jaar.
Voor de oudste groepen geldt een minimumleeftijd van 18 jaar.

4.3 Ondersteunende vrijwilligers
Hulp van vrijwilligers voor ondersteuning wordt zeer gewaardeerd, zij hebben echter geen bevoegdheid tot het nemen van beslissingen of het leiden van groepen. Ondersteunende vrijwillers moeten minimaal 14 jaar zijn.

5 Kindervakantieweek

5.1 Inschrijving
5.1.1 Geldt voor de kinderen op de basisschool voor de groepen 1 tot en met 8 en alleen gedurende de inschrijftermijn.
5.1.2 Geldt alleen voor kinderen die wonen in Warmond of kinderen die naar een basisschool in Warmond gaan.
5.1.3 Kinderen die gedurende de Kindervakantieweek logeren bij familie in Warmond, dan wel logeren bij kinderen die naar een basisschool in Warmond gaan maar niet in Warmond zelf wonen, kunnen ook meedoen aan de Kindervakantieweek, mits op tijd ingeschreven.
5.1.4 Kinderen die kamperen op een camping in Warmond komen niet in aanmerking voor het meedoen met de Kindervakantieweek.
5.1.5 Het inschrijven van kinderen die aan de vakantie week willen deelnemen kan alleen via de SKW-site (www.warmi.nl) plaatsvinden.
5.1.6 Aanmeldingen na de aangegeven inschrijftermijn worden niet geaccepteerd. Als mocht blijken dat er een zwaarwegende reden was voor de latere inschrijving zal alsnog worden overwogen of het kind kan worden ingeschreven. In dat geval zal het bestuur een besluit nemen (van belang hierbij is: de reden van late inschrijving; de periode tot aan de start van de Kindervakantieweek; het aantal aangemelde vrijwilligers; grootte van de groepen.)
5.1.7 Bij het opgeven van het kind voor de Kindervakantieweek dient een eenmalige machtiging afgegeven te worden om het verschuldigde inschrijfgeld te voldoen. Zonder betaling komt de aanmelding te vervallen.

5.2 Aanwezige dagen
Kinderen kunnen ook slechts een deel van de Kindervakantieweek aanwezig zijn als zij dat verkiezen. Als zij later toch besluiten om de gehele week aanwezig te zijn, is dat geen probleem, mits er voor die dagen wel betaald wordt.

5.3 Slaapavond
Geldt alleen voor de kinderen uit groep 6, 7 en 8.
Kinderen kunnen alleen meedoen met de slaapavond als zij de gehele Kindervakantieweek aanwezig zijn. Het is dus niet mogelijk om alleen mee te doen aan de slaapavond. De slaapavond staat gepland op de woensdagavond.
Ondersteunende vrijwilligers zijn gedurende deze avond niet aanwezig: daarvoor gelden de criteria die te lezen zij bij “leiding” (punt 4.2) en “vrijwilliger” (punt 4.3). Voor de overnachting gelden er regels en in het geval de deelnemer zich niet aan deze regels houdt is het bestuur genoodzaakt deze deelnemer naar huis te sturen (ook midden in de nacht).

5.4 Vrijwilligers als groepsleiding
5.4.1 Kinderen kunnen alleen meedoen met de Kindervakantieweek als er door het gezin tenminste 1 vrijwilliger voor 1 dag wordt aangemeld voor de Kindervakantieweek. Bij 2 of meer deelnemende kinderen uit 1 gezin geldt dit voor minimaal 2 dagen. Dit hoeft niet altijd één van de ouders te zijn, ook een oom, tante, opa, oma, oudere broer of zus, buurman, buurvrouw enz. kunnen aangemeld worden als vrijwilliger.
5.4.2 Indien de opgegeven vrijwilliger zich na de inschrijfperiode terugtrekt, dient degene die het kind heeft opgegeven voor de Kindervakantieweek zelf voor een vervanger zorg te dragen.
5.4.3 Indien de opgegeven vrijwilliger zich na de inschrijfperiode terugtrekt, is het bestuur gerechtigd om het opgegeven kind uit te sluiten van deelname aan de Kindervakantieweek.
5.4.4 De Kindervakantieweek is geen crèche of andere opvanginstelling. Degene die het deelnemende kind heeft opgegeven voor de Kindervakantieweek dient zelf voor kinderopvang te zorgen indien het kind door redenen wordt uitgesloten van deelname aan de Kindervakantieweek en/of de Kindervakantieweek niet doorgaat.

5.5 Afgelastingen
Het bestuur kan bij onvoorziene omstandigheden bijvoorbeeld bij slecht weer, het besluit nemen de vakantie week of een gedeelte ervan af te gelasten. Informatie hierover is op de SKW-site (www.warmi.nl) te vinden.

5.6 Hiërarchie
Hiërarchie in besluitvorming van hoog tot laag gedurende de Kindervakantieweek is als volgt:
Bestuur – Werkgroepleden – Groepsleiding.

6 Toegang
SKW is gerechtigd om zonder enige opgaaf van redenen personen toegang tot het SKW-terrein te ontzeggen. Met SKW-terrein wordt bedoeld: de locatie(s) welke door SKW gedurende de voorbereidingen van de Kindervakantieweek en tijdens de uitvoering van de Kindervakantieweek is(zijn) gereserveerd of gehuurd.

7 Aansprakelijkheid
Het bestuur en de vrijwilligers zijn niet hoofdelijk aansprakelijk voor enigerlei geleden schade welke is ontstaan gedurende de Kindervakantieweek. Voor de gevallen waarin volgens de geldende rechtsnormen een beroep kan worden gedaan op de wettelijke aansprakelijkheid van SKW, heeft de stichting een WA-verzekering waarmee, volgens de daarin geldende polisvoorwaarden, een schadeclaim kan worden gehonoreerd.

8 Vertrouwensprocedure
Het aanspreekpunt voor Vertrouwenszaken is voor kinderen, ouders, en vrijwilligers aanspreekbaar voor problemen binnen en eventueel buiten de SKW die te maken hebben met ongewenst gedrag, maar ook andere vormen van intimidatie of van verbaal of lichamelijk geweld. Het aanspreekpunt voor Vertrouwenszaken begeleidt het verloop van de melding, bemiddelt en verwijst indien nodig naar een vertrouwenspersoon of overige hulpinstanties,  behandelt de zaken in strikt vertrouwelijke sfeer en zorgt er voor dat de vertrouwelijkheid is gegarandeerd. Het aanspreekpunt voor Vertrouwenszaken werkt volledig onafhankelijk, maar valt onder de verantwoordelijkheid van het Bestuur. Het aanspreekpunt voor Vertrouwenszaken heeft in principe geheimhoudingsplicht. Het aanspreekpunt voor Vertrouwenszaken bij de SKW is Machteld Dekker-Bruijning; zij is bereikbaar via een verzoek tot contact via warmiskw@gmail.com.

9 Privacy
Wij gaan zorgvuldig, vertrouwelijk en veilig met uw gegevens om. De inschrijvingsgegevens worden alleen gebruikt voor en tijdens de kindervakantieweek van inschrijving, en worden alleen gebruikt voor goed en veilig laten verlopen van de activiteiten. Maximaal 1 maand na de kindervakantieweek worden de gegevens van systemen verwijderd.

10 Overige
In alle gevallen, waarin de reglementen of statuten van SKW geen sluitende oplossing bieden voor een gerezen probleem of vraag, zal het bestuur een besluit nemen naar de dan geldende maatstaven en met de op dat moment aanwezige kennis welke bindend is voor alle betrokkenen.

- Het huishoudelijk reglement van SKW is ook aan te vragen bij het secretariaat van de SKW, per mail met een verzoek naar warmiskw@gmail.com